在視頻會議系統進行時，雙方或多方可以看到對方的實時畫面及聲音，面對面的交流方式使與會者有身臨其境的感覺。

視頻會議系統主要由以下四種部分組成，其四部分各司其職，嚴密配合然后才能形成良好的視頻會議。

首先  視頻會議終端

每個會議地點都會有個視頻會議終端，其主要工作是將本地的視頻、音頻、數據和控制信息進行編碼打包并發送；對收到的數據包解碼還原為視頻、音頻、數據和控制信息。一般大中型視頻會議系統會需要視頻會議終端，而小型視頻會議的搭建則需求不高。

終端設備包括視頻會議攝像機、顯示器、全向麥等。

第二部分  視頻會議服務器（MCU）

作為視頻會議服務器，MCU為兩點或多點會議的各個終端提供數據交換、視頻音頻處理、會議控制和管理等服務，是視頻會議開通必不可少的設備。三個或多個會議電視終端就必須使用一個或多個MCU。MCU的規模決定了視頻會議的規模。

第三部分 是視頻會議軟件

視頻會議軟件是會議參與者管理平臺。其建立在視頻會議終端或服務器上可以對視頻會議服務器MCU進行管理和配置、召開會議、控制會議等操作。

第四部分 網絡基礎

視頻會議會議數據包通過網絡在各終端與服務器之間傳送，安全、可靠、穩定、高帶寬的網絡是保證視頻會議順利進行的必要條件。

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