視頻會議的早期發(fā)展階段，大家關(guān)注的是可以看見并聽見對方。而現(xiàn)在呢，實(shí)時分享內(nèi)容，才是關(guān)鍵。分散式團(tuán)隊(duì)需要對各種數(shù)字和傳統(tǒng)畫面形式的內(nèi)容進(jìn)行分享和互動。事實(shí)上，在分散式協(xié)作的環(huán)境中，內(nèi)容即時分享在一個視頻會議體驗(yàn)中至少占到50%。

有時候視頻會議的效果不盡如人意，其原因在于許多企業(yè)沒有意識到對空間和視頻體驗(yàn)進(jìn)行設(shè)計(jì)的必要性——模擬出大家“共處一室”的工作體驗(yàn)。中目視頻會議創(chuàng)始人指出：會議室是視頻會議最常發(fā)生的環(huán)境(79%)。

然而，典型的會議室里通常擺放了長桌，讓人際互動變得困難重重，并非視頻會議的理想之所。人們在長桌邊上只能正襟危坐，無法讓每個人都集中出現(xiàn)在鏡頭內(nèi)。通常情況下，會議室里只有一個屏幕，讓數(shù)字內(nèi)容分享變得困難，聲音接入也因位置遠(yuǎn)近變得不平均。

此外，受限于攝像頭角度和有限的空間大小，當(dāng)有人站起來或隨意走動時，這些行為對會議進(jìn)行都是具有干擾性的。

員工在視頻界面上的呈現(xiàn)也是應(yīng)用技術(shù)上的一大難題，糟糕的光線和攝像角度讓一些人對開視頻會議充滿了擔(dān)憂。

據(jù)國外知名辦公家具龍頭企業(yè)Steelcase的研究指出，58%的員工覺得自己在鏡頭前顯得蒼白疲憊，這并非虛榮心作祟，而是一種視覺干擾;72%的人會一邊開會，一邊留意自己在鏡頭里的形象，這不僅會分散他們開會的注意力，也讓他們在鏡頭里看上去不自然，對會議的投入程度造成影響。

據(jù)Steelcase研究員Ritu Rajaj所說：如果視頻會議環(huán)境的設(shè)計(jì)不夠人性化，人在鏡頭里會看上去不自然。Ritu對一部分頻繁使用視頻工具的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行了研究。

“我們發(fā)現(xiàn)人們在視頻會議中往往表現(xiàn)得過于生硬或拘謹(jǐn)。他們正襟危坐，仿佛自己是新聞播報員，并且不敢有多余的肢體活動，”她解釋道。

研究人員還指出，人們在視頻會議中很難做到目光接觸，因?yàn)樗麄儠蛔杂X地看著屏幕，而不是攝像頭。如果攝像頭的角度沒有得到精確調(diào)試，會讓你覺得鏡頭里的人們沒有看著你。

很多視頻會議室的布局，都是為了滿足人們坐著開會的習(xí)慣，因此與會者為了不跑出鏡頭，就不能在房間里隨意走動，也因此讓他們在白板上書畫或做筆記，變得不切實(shí)際。

在設(shè)計(jì)會議室的過程中，其中一個挑戰(zhàn)便是意識到采取不同形式的協(xié)作，也需要使用不同設(shè)計(jì)的空間。為了創(chuàng)造良好的視頻會議體驗(yàn)，企業(yè)需要針對以下三種形式的協(xié)作進(jìn)行思考。

信息型協(xié)作

分享信息、協(xié)調(diào)任務(wù)。它的會議時間通常較短——30分種到1個小時，目的在于讓團(tuán)隊(duì)成員都了解項(xiàng)目最新動態(tài)。在這種協(xié)作形式中，看見并聽見彼此和即時分享內(nèi)容同樣關(guān)鍵。

評估型協(xié)作

對各個項(xiàng)目選項(xiàng)進(jìn)行反復(fù)斟酌并做出決定，這種協(xié)作形式需要團(tuán)隊(duì)成員能對多種內(nèi)容進(jìn)行評估，并進(jìn)行民主且熱烈的討論與爭辯。

生產(chǎn)型協(xié)作

結(jié)合知識、解決問題和創(chuàng)新。這個過程通常會花費(fèi)幾天甚至數(shù)個月的時間。作為最復(fù)雜的一種協(xié)作形式，它需要非常全面的設(shè)計(jì)解決方案，便于人們建立信任、舒適互動，在別人的想法上繼續(xù)舔磚加瓦。此外，這個解決方案還需要讓人在房間里能隨意走動舒展，以便在接下來更長的時間內(nèi)保持全身心投入的狀態(tài)。