盡管視頻會議的出現極大的降低了企業溝通的成本，方便了全國各地甚至是全球之間的會議交流。但是視頻會議系統需要安裝在規范的會議室，這樣才能保證會議效果。那么那些會議室因素會影響視頻會議效果呢?中目云視頻會議視頻會議系統認為有以下幾點。

第一，會議室聲學效果，為了保證吸聲效果，建議會議室鋪設地毯，天花板及四周墻壁裝上隔音毯，窗戶使用雙層的隔音玻璃，門考慮使用隔音裝置。混響時間是廳堂的一個重要聲學參數，混響時間主要取決廳堂的建筑聲學特性（廳內體型及容積，廳內表面積及吸聲處理），欲保證會議語言清晰度，則中頻500HZ的混響時間T60=0.4-0.6秒。

第二，會議室傳輸條件，會議室和控制室傳輸設備之間的距離超過超過100米時數字中繼電纜要求采用芯線線徑0.3平方毫米的同軸電纜（75歐姆）,不能采用芯線線徑0.2平方毫米的同軸電纜（75歐姆）。如果會議室與傳輸機房距離較遠，就需要考慮設計方案是否合適。

第三，供電系統，視頻會議系統動力需要電，所以需要保證會議室電源的穩定。另外，建議會議室采取多套供電系統，例如，照明，空調，視頻會議系統分別使用獨立的供電系統，保障正常使用。

第四，會議室照明情況，照明是會議室的必要條件，視頻會議的特性決定會議室采用人工照明而非自然光。