總部主會場需要不定期地與下級各個分會場進行視頻會議聯(lián)動，如會議溝通、遠程培訓等需求，如果長期往返集中于同一固定會議室，會議的經濟成本和時間成本將會很高。通過高清視頻會議系統(tǒng)，參會者無需到指定的固定會議室，只需配置一定的設備、通過互聯(lián)網即可遠程參會，避免往返途中的舟車勞頓，節(jié)約會議成本。

視頻會議室的基本設備

1. 視頻會議終端：視頻會議終端是視頻會議的核心設備，它可以將不同地區(qū)的參會人員連接在一起，實現(xiàn)遠程視頻會議。常見的視頻會議終端有Polycom、Cisco、華為等品牌，不同品牌的視頻會議終端有不同的功能和價格，可以根據(jù)自己的需求和預算來選擇。

2. 攝像頭：攝像頭是視頻會議的重要設備，它可以將參會人員的視頻畫面?zhèn)鬏數(shù)揭曨l會議終端。攝像頭的選擇要考慮分辨率、焦距、光線適應性等因素，以確保視頻畫面的清晰度和穩(wěn)定性。

3. 屏幕：屏幕是視頻會議的顯示設備，它可以將遠程參會人員的視頻畫面顯示出來。屏幕的選擇要考慮大小、分辨率、顯示效果等因素，以確保視頻畫面的清晰度和舒適度。

4. 麥克風：麥克風是視頻會議的音頻設備，它可以將參會人員的聲音傳輸?shù)揭曨l會議終端。麥克風的選擇要考慮聲音清晰度、抗干擾能力等因素，以確保音頻的清晰度和穩(wěn)定性。

5. 揚聲器：揚聲器是視頻會議的音頻設備，它可以將遠程參會人員的聲音播放出來。揚聲器的選擇要考慮音質、音量、抗干擾能力等因素，以確保音頻的清晰度和舒適度。

二、視頻會議室的高級設備

除了基本設備外，一些大型企業(yè)和機構還需要更高級的視頻會議設備來滿足其更復雜的需求和要求。以下是一些常見的高級視頻會議設備。

1. 多畫面顯示器：多畫面顯示器可以將多路視頻畫面同時顯示在同一個屏幕上，方便參會人員對比和交流。多畫面顯示器的選擇要考慮分辨率、顯示效果等因素，以確保視頻畫面的清晰度和穩(wěn)定性。

2. 視頻錄制設備：視頻錄制設備可以將視頻會議的內容錄制下來，以備后續(xù)回放和分析。視頻錄制設備的選擇要考慮錄制質量、存儲容量等因素，以確保錄制的內容的清晰度和穩(wěn)定性。

3. 視頻會議嵌入式系統(tǒng)：視頻會議嵌入式系統(tǒng)可以將視頻會議的功能嵌入到企業(yè)或機構的自有系統(tǒng)中，方便參會人員進行遠程協(xié)作和溝通。視頻會議嵌入式系統(tǒng)的選擇要考慮系統(tǒng)集成性、穩(wěn)定性等因素，以確保系統(tǒng)的可靠性和安全性。

4. 視頻會議智能化系統(tǒng)：視頻會議智能化系統(tǒng)可以通過人工智能技術對視頻會議內容進行處理和分析，提高參會人員的工作效率和溝通質量。視頻會議智能化系統(tǒng)的選擇要考慮系統(tǒng)的智能化程度、適用范圍等因素，以確保系統(tǒng)的實用性和可靠性。

由于召開遠程視頻會議的費用大致與開會培訓的時間成正比，可促使與會代表節(jié)約會議培訓時間，提高會議培訓效率。由于參加會與培訓的人員就在各自本地區(qū)域，和會議培訓有關的材料、文件、實物都在身邊，可以充分方便地交流。

對于某些交通狀況不好的地方，高清視頻會議將帶來極大的方便。 在一些特殊的項目緊急場合，可通過高清視頻會議系統(tǒng)及時了解或發(fā)布緊急情況和決策，收效則難以用金錢來衡量。

通過視頻會議，進行虛擬的遠程可視互動式會議，便可實現(xiàn)日常工作任務的完成。使用部門只需對網絡、視頻會議設備進行管理，大大的減少了召開會議和下達文件的工作量。在投資上，只需在完成第一次投資后，可實現(xiàn)輕松的擴展。