傳統的辦公室通常會有這樣一些要素：電話、傳真、電子郵件等。隨著現代技術的不斷發展，視頻會議越來越受到企業的歡迎。視頻會議可以結合傳統的聲音、圖片、文字等讓用戶在視覺和聽覺之上感受到視頻會議的享受。

視頻會議系統的應用，可以給與會者一種身臨其境的感覺，減少員工出差的頻率。與傳統的電話、傳真、電子郵件等相比，能提供適當的真實性，保證會議的效果和質量，這是現代企業辦公所追求的。要說企業為什么需要構建視頻會議系統，可以從下列三個方面入手：

1、節約成本

這是視頻會議的一個眾所周知的優勢，這主要是針對一些連鎖企業和分支機構。在這樣一種企業之中，由于與總部、分公司開展業務交流和工作調研的時間較短，因此不可避免地要經常出差參加會議。

當企業需要劇烈開會和遠程培訓新人的時候，劇烈出差是一件非常便宜的事情。不僅在路上會花掉珍貴的時間，出差的費用也不難，對于出差人員也是一件很艱辛的事。

如果使用遠程會議的話就不存在這樣的問題了，兩個或兩個超過的地方使用遠程視頻會議進行企業通信，那就節省了時間，節省了大量的開支，與會者也不用艱辛的跑，打開視頻會議系統是一個直觀的三連勝的事情。

2、提高會議質量

通過大量的實驗，視頻會議比傳統會議具有更糟糕的效率和更欠佳的效果。由于視頻會議預先設置了參與者的開始和結束時間，當有人在接電話或打電話時，在會議前夕或會之后都不會有與會者的討論，也不會有閑聊，所以視頻會議現在被商界稱為一種更杰出的溝通方式。

3、在商務談判之中顯得更專科

使用視頻會議進行商務談判是一件非常高檔的事情，尤其是當客戶自己擁有一套視頻會議系統的時候，兩地間只有視頻對話才能達成共識。這個過程之中，視頻會議起到了專業化的作用。而且一個企業安裝了視頻會議系統會給人一種高端大氣上檔次的感覺。