硬件視頻會議雖然可以提供高品質的視頻畫面及高清晰的語音話質，并且可靠性高，穩定性好，但實體設備多，大規模部署成本高昂；在大型企業中可以實現部署，但對于中小型企業，高昂的價格往往使人望而卻步。

軟件視頻會議系統具有高效、實時、方便管理等特點，被廣泛應用，其不需要太多硬件投入，成本低廉，可實現語音通話、文字消息、視頻通話、短信和視頻會議相融合，可支持智能手機、平板電腦等各種移動終端，實現多場景、多方式的接入，深受各行業人士喜愛。隨著未來網絡的普及和廉價帶寬的接入，硬轉軟應是未來視頻會議的發展發向。

軟件視頻會議一般采用C/S客戶機＋服務器的軟件體系架構，在核心機房部署MCU服務器和流媒體服務器，在各終端部署PC，配合高清攝像頭和麥克風分別采集音視頻信息，通過顯示器或投影儀呈現遠端圖像，通過專網連接保證視頻傳輸所需的帶寬。

視頻會議軟件通過利用電信傳輸媒體，實現地理位置不同群體間的信息共享與溝通交流，以做到高效遠程辦公。視頻會議軟件具有節約成本、增強互動、即時溝通、高效辦公、遠程協作、隨時隨地六大優勢。

1.節約成本節省因傳統會議模式產生的差旅費及辦公費。

2.增強互動利用音頻、視頻、圖像等形式，實現與會者間的生動溝通，增強互動性。

3.即時溝通利用即時通訊和實時會議功能實現無障礙溝通，順暢交流，加快信息傳遞速度，消除時間差異。

4.高效辦公降低傳統會議模式下產生的決策成本，縮短執行周期，提高企業管理及員工辦公效率。

5.遠程協作利用遠程辦公模式，無需到場即可實現同事、合作伙伴、供應商和客戶間的信息互通。

6.隨時隨地打破時間和空間壁壘，隨時隨地開啟辦公模式，告別傳統會議模式下繁瑣的組織流程。