在疫情的催化下，遠(yuǎn)程視頻會(huì)議已經(jīng)成為企業(yè)必修課。在技術(shù)進(jìn)步和市場(chǎng)需求的雙重驅(qū)動(dòng)下，視頻會(huì)議軟件在穩(wěn)定性、延遲度、兼容性（多端同步）、在線人數(shù)、清晰度等方面更加優(yōu)秀。在會(huì)議輔助功能上（同步字幕、背景、美顏、錄制、回放、存儲(chǔ)、共享、翻譯等）也更加豐富。

打工人也學(xué)會(huì)了線上會(huì)議的操作技巧。比如為會(huì)議設(shè)定更明確的主題，將會(huì)議日程加入日歷提醒參會(huì)人，提前準(zhǔn)備會(huì)議文檔資料，參會(huì)人數(shù)盡量在7人以下等等。

但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)還不足以解決遠(yuǎn)程視頻會(huì)議的痛點(diǎn)。

“用什么軟件開(kāi)會(huì)不重要，不會(huì)開(kāi)會(huì)才是致命傷。”再次居家辦公后，打工人對(duì)于遠(yuǎn)程辦公的種種幻想已經(jīng)破滅。雖然不用通勤打卡，但從996變成了007，每天醒來(lái)就要線上會(huì)、老板隨時(shí)拉人開(kāi)會(huì)、開(kāi)攝像頭直播上班····居家辦公的場(chǎng)景下，多少老板把視頻會(huì)議生生開(kāi)成了“遠(yuǎn)程監(jiān)控”。

其實(shí)，看打工人對(duì)于遠(yuǎn)程會(huì)議的吐槽，大多數(shù)還是關(guān)于開(kāi)會(huì)本身的。換句話說(shuō)，員工并不是不想開(kāi)線上視頻會(huì)議，只是不想開(kāi)無(wú)效、無(wú)聊、無(wú)關(guān)的線上視頻會(huì)，更不愿意成為天天開(kāi)會(huì)“工具人”。

到底是哪些因素才是企業(yè)低效無(wú)效開(kāi)會(huì)的真正原因？

01、針對(duì)不同會(huì)議采取不同策略

在開(kāi)會(huì)之前，除了要做好會(huì)議要求、議題議程、發(fā)布順序的討論，其實(shí)還有一項(xiàng)特別重要的工作，那就是確定會(huì)議的類型。

在職場(chǎng)日常中，主要有三種類型的會(huì)議。一是信息溝通型會(huì)議，顧名思義就是傳達(dá)同步信息，使得信息在團(tuán)隊(duì)成員中保持暢通，比如項(xiàng)目會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、宣講會(huì)等等。二是分析討論型會(huì)議，是基于一個(gè)固定的主題展開(kāi)深度討論。比如頭腦風(fēng)暴會(huì)、分享會(huì)、策劃會(huì)、復(fù)盤會(huì)等等。三是決策辯論型會(huì)議，主要是要通過(guò)會(huì)議得出明確的結(jié)論，比如股東會(huì)、研發(fā)會(huì)、績(jī)效會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)等等。

第二種會(huì)議是花費(fèi)時(shí)間最長(zhǎng)的，也是最讓人頭疼的會(huì)議類型，因?yàn)楹臅r(shí)長(zhǎng)、說(shuō)話亂、沒(méi)有目標(biāo)沒(méi)有結(jié)果而聞名職場(chǎng)。特別是在遠(yuǎn)程視頻會(huì)議的場(chǎng)景下，老板說(shuō)完后開(kāi)始大家踴躍發(fā)言，參會(huì)者回應(yīng)一段長(zhǎng)長(zhǎng)的沉默，別提多尷尬了。

所以，針對(duì)不同類型的會(huì)議，會(huì)議發(fā)起者/主持人需要制定不同的策略，提前做好準(zhǔn)備。比如信息類的會(huì)議需要提前分享文檔，并在會(huì)議前期為所有參會(huì)人留出時(shí)間熟悉文檔內(nèi)容。而分析討論型會(huì)議最重要的是控制方向和節(jié)奏，可以制定一些參會(huì)規(guī)則，比如限制每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，會(huì)議沉默時(shí)間超過(guò)5分鐘則需要主持人介入，設(shè)置“會(huì)議觀察員”在跑題時(shí)發(fā)出提醒等等。而決策辯論型會(huì)議，則要重點(diǎn)關(guān)注參會(huì)人的情緒，做好出現(xiàn)沖突和矛盾的準(zhǔn)備，并設(shè)置辯論的規(guī)則。

02、營(yíng)造積極的互動(dòng)氛圍

視頻會(huì)議容易分心的一個(gè)重要原因，就是缺乏面對(duì)面的眼神交流和肢體語(yǔ)言。所以，作為會(huì)議的主持人，無(wú)論在什么樣的會(huì)議環(huán)境下，都要采取積極主動(dòng)的姿態(tài)。

有一些技巧非常重要。比如，直視攝相機(jī)，與發(fā)言者/參會(huì)者保持“眼神接觸”，在辦公的場(chǎng)所而不是臥室參加會(huì)議，開(kāi)會(huì)期間保持儀態(tài)，保持積極而洪亮的發(fā)言聲音等等。

當(dāng)然，長(zhǎng)時(shí)間保持這些動(dòng)作也是非常令人疲憊的。在視頻會(huì)議輔助功能越來(lái)越多的情況下，我們不止可以利用美顏，設(shè)置虛擬開(kāi)會(huì)背景，更應(yīng)該去觀察我們?cè)谝曨l會(huì)議中呈現(xiàn)的姿態(tài)、聲音和表現(xiàn)，并刻意去練習(xí)直視攝像頭，找到一個(gè)自己舒服的姿態(tài)和方式。

03、主持人要“問(wèn)對(duì)問(wèn)題”

會(huì)議主持人永遠(yuǎn)都是線上會(huì)議的靈魂。好的主持人能夠掌握會(huì)議節(jié)奏，保證會(huì)議的高效，并能夠激發(fā)參會(huì)人互動(dòng)的熱情——即使是在線上。

經(jīng)驗(yàn)豐富的主持人通常會(huì)用合適的問(wèn)題，提升用戶參與的積極性。比如說(shuō)問(wèn)題抓住痛點(diǎn)核心，問(wèn)題具體而清晰，并且指向明確，不斷根據(jù)大的問(wèn)題細(xì)分拆分小問(wèn)題等。

用問(wèn)題抓住參會(huì)者的心，還需要主持人對(duì)參會(huì)者的了解足夠到位。對(duì)各個(gè)參會(huì)人業(yè)務(wù)越熟悉，就越能提出抓住人心的關(guān)鍵問(wèn)題。思考關(guān)鍵問(wèn)題的時(shí)間越長(zhǎng)，開(kāi)會(huì)的效率就更高，時(shí)間也就更短。

當(dāng)然，在某些會(huì)議上，即使主持人盡了最大的努力也無(wú)濟(jì)于事，那就是管理者的“演說(shuō)”或“問(wèn)責(zé)”型的會(huì)議。演說(shuō)型會(huì)議老板的特點(diǎn)是沒(méi)有時(shí)間限制，動(dòng)輒離題千里。但問(wèn)責(zé)型會(huì)議更可怕，通常情況下管理者本身就是主持人，每個(gè)人發(fā)言后管理者會(huì)針對(duì)性地提出問(wèn)題。

而這些問(wèn)題都帶有某種程度的消極色彩，通常會(huì)被參會(huì)者視為挑戰(zhàn)或者問(wèn)責(zé)，比如“問(wèn)題的根本原因是什么？”“中間出了什么問(wèn)題？誰(shuí)在負(fù)責(zé)這件事？”

這些對(duì)抗性的問(wèn)題會(huì)把線上會(huì)議的氣氛變得更加緊張，主持人在提問(wèn)的時(shí)候，需要重新思考問(wèn)題，克制自己?jiǎn)栘?zé)的沖動(dòng)，重點(diǎn)是引發(fā)參會(huì)者去思考怎樣解決問(wèn)題，或者主動(dòng)去提出可以協(xié)調(diào)哪些資源幫助團(tuán)隊(duì)解決這個(gè)問(wèn)題。

04、利用數(shù)據(jù)優(yōu)化會(huì)議模式

在開(kāi)會(huì)這件事上，視頻會(huì)議軟件最大的突破在于對(duì)開(kāi)會(huì)數(shù)據(jù)的記錄。比說(shuō)通過(guò)統(tǒng)計(jì)，每個(gè)人都能看到自己每年每月每天在開(kāi)會(huì)上花了多少時(shí)間，參加了多少種類型的會(huì)議，團(tuán)隊(duì)會(huì)議召開(kāi)的頻率，參會(huì)時(shí)每個(gè)人發(fā)言的時(shí)長(zhǎng)等等。

這些數(shù)據(jù)對(duì)于開(kāi)好線上視頻會(huì)議越來(lái)越重要。聰明的老板會(huì)定期研究這些數(shù)據(jù)，調(diào)整視頻會(huì)議的規(guī)劃，擬定更聰明的策略保證會(huì)議的效果，找到企業(yè)最適合的會(huì)議模式。

中目云會(huì)議作為智能協(xié)作音視頻專家，智能會(huì)議室解決方案提供商，目前已幫助諸多企業(yè)，完成企業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)建造，并獲得了用戶的一致贊賞與支持。現(xiàn)在聯(lián)系CanC暢迅可享專業(yè)技術(shù)人員為您定制專屬您的視頻會(huì)議方案，快快行動(dòng)起來(lái)吧！