隨著中國企業的發展，主要是互聯網公司的興起，以及大型企業集團和分支機構等管理模式的建立，視頻會議受到了越來越多企業的重視，很多企業已經開始部署和建設視頻會議系統。

企業在選擇視頻會議產品時，要對視頻會議有一個完整的了解，了解各種產品的優缺點，并明確企業自身的需求，從而選擇最適合自己的產品。

當企業在市場之上尋找視頻會議產品的時候，他們遇到的第一個問題往往是：為什么同樣是視頻會議，有的是幾十萬元，有的則是長達數十萬元。這兩種是硬件視頻會議和軟件視頻會議，傳統的視頻會議主要是硬件視像會議，音頻和視頻交互處理中的頻率會議依賴于本地的MCU設備來實現。

部署一套硬件視頻會議系統，需要專用的MCU、視頻采集設備、音頻采集裝置、視頻顯示裝置、音頻播放裝置等，成本肯定不低。而現在市場之上的視頻會議產品主要是基于云計算的視頻軟件，視頻會議系統的軟硬件原理基本相同，所不同的是無論是單片機還是終端都采用高性能的PC機和服務器軟件實現。

此外，軟件視頻會議完全依賴于PC機，在數據共享和應用之上比硬件視頻會議更加靈活方便。硬件視頻會議與軟件視頻會議的區別主要體現在下列幾個方面：

一、價格

1. 硬件視頻會議系統：一次性購買價格昂貴，且由于需要一定的帶寬，用戶將長期支付帶寬接入費用。

2. 軟件視頻會議系統:的產品價格只是硬件視頻會議系統的零頭，甚至更低。租用更實惠，企業可以利用現有的網絡條件，而不必支付高昂的帶寬成本。

二、私有化

1. 硬件產品：很難滿足任何用戶的個性化需求。

2. 軟件產品：根據用戶的需求，提供定制的界面、功能和客戶品牌。

三、可攜帶性

1. 硬件視頻會議系統：大多數的硬件電視會議系統都是在固定的會議室之中使用。目前市場之上的一些視頻會議都支持桌面終端，但這些在使用、功能和效率之上都受到很大的限制。

2. 軟件視頻會議系統：可以使用筆記本電腦，可以在辦公室、家庭、酒店甚至網吧隨時隨地通過互聯網（或IP網絡）舉行視頻會議。

四、技術的更新

1. 硬件視頻會議系統:硬件視頻會議系統的生存周期約為3年，技術每天都在更新，專用硬件設備跟不上硬件技術發展的步伐。硬件更新或更換新的升級模塊將是昂貴和不方便的實施。

2. 軟件視頻會議系統:任何新技術的應用和功能增強，都可以為用戶及時更新，隨時隨地，非常方便。產品的升級價格遠低于硬件視頻會議系統。

五、系統部署和擴展

1. 硬件視頻會議系統:根據MCU的要求，部署點限制比較大。

2. 軟件視頻會議系統:根據服務器和帶寬的要求，用戶數量可以達到幾十萬用戶。

六、會議管理

1. 硬件視頻會議系統:會議管理功能簡單。

2. 軟件視頻會議系統：可提供豐富的會議管控功能，如用戶數據管理、會議預約、會議通知、會議統計、會議議程、投票等。根據各種會議需求，提供不同的會議類型和會議控制模式。

七、易用性

1、硬件產品:這是傳統硬件解決方案的優勢，使用方便，符合用戶的傳統使用習慣。

2、軟件產品:一方面，隨著計算機和互聯網應用的普及，人們對計算機的應用越來越熟悉和習慣。另一方面，在軟件產品的技術設計和功能實現之上，充分考慮了產品的方便性和友好性，使大多數用戶無需經過專門培訓就能立即使用。