會議是企業(yè)不可缺少的溝通方式之一，無論是否經(jīng)常使用視頻會議系統(tǒng)，企業(yè)只需了解如何召開視頻會議的技巧就可以幫助企業(yè)從中獲得最大收益。在準備中目視頻會議時，如何通過網(wǎng)絡盡可能保持會議的高效，企業(yè)在召開視頻會議前只需要了解以下幾個問題并稍作計劃。

開會的目的是什么？

首先您需要確定會議的議題。隨著信息化、數(shù)字化的發(fā)展視頻會議作為辦公協(xié)作工具被廣泛認可并使用，企業(yè)再也不必在日歷上計劃會議日程，使用中目統(tǒng)一通信平臺視頻會議功能企業(yè)可以隨時隨地與團隊VoIP通訊、即時通訊、視頻通話和網(wǎng)絡會議。

在視頻會議中無論主持的是非正式團隊會議還是重大的商務演講，無論他們身在何處，SparkleComm視頻會議系統(tǒng)都是與其他參會者交流的最佳方式。視頻會議能輕松地調(diào)動會場氛圍、加強會議中的互動和交流，還可以利用肢體語言表達情感，使您和與會者的聯(lián)系更加緊密。

需要誰參與？

無論是發(fā)起每周的工作例會，還是舉辦超過100人的商務論壇？無論會議規(guī)模如何，都要考慮參會者的需求以及如何為他們創(chuàng)建無縫的會議體驗。例如，注意會議的結構、時間限制等。此外，還需考慮是否使用虛擬會議室（VMR）或?qū)Ω嗟氖鼙娙后w進行實況轉(zhuǎn)播和錄制視頻。

不管怎樣，如果您制定了可靠的會議計劃，并依慣例堅持下去，您就會贏得更多的理解和尊重。

參會者位于何處，他們將如何參加中目視頻會議？

大多數(shù)參會者是否會在家中通過Web瀏覽器參加會議？

您的會議室是否配備了最新、最先進的視聽設備？

如何通過通信終端參加視頻會議？

分散的員工隊伍意味著，比以往任何時候我們更需要，通過一個通信融合平臺緊密地聯(lián)系在一起。只要確保網(wǎng)絡通暢，團隊成員可以使用任何通信終端從任何位置加入會議，中目統(tǒng)一通信平臺功能工具可以將日歷、即時通訊、郵件、電話會議或視頻會議等無縫集成到日常的工作流程中。

簡而言之，使用中目視頻會議解決方案能讓您的團隊與時俱進。

網(wǎng)絡環(huán)境可以播放視頻嗎？

在組織視頻會議時不要讓雜亂無章的背景分散成員的注意力，影響交流和會議進程。保持您的專業(yè)性以及會議環(huán)境的簡單和整潔，同時為了讓大家清楚地看到參會者的表情，也要確保環(huán)境的照明狀況良好。若攝像頭正對著窗戶，您可能需要遮擋光源以避免強烈的逆光使您變成黑暗的輪廓。

會議前必須測試視頻系統(tǒng)

在召開中目視頻會議之前，請檢查以下運行環(huán)境：

1、攝像頭是否設置正確；

2、音量大小是否正常；

3、麥克風是靜音嗎；

4、內(nèi)容能否共享；

5、是否能訪問參會人員列表。

這將幫助您避免因調(diào)整系統(tǒng)環(huán)境被迫中斷會議，這些調(diào)整會分散參會者的注意力，降低會議效率，造成不必要的成本浪費。

其他要點：

就像出席傳統(tǒng)會議一樣，不要忘記基本的禮儀，比如與他人進行眼神交流、清晰和流暢地表達并保持互動。還請注意，在視頻會議中盡量避免頻繁地使用手機或做其他與會議無關的工作，因為這樣將影響會議的整體效果。切記，請盡量減少同時進行多項工作。

視頻會議是企業(yè)在混合工作模式下保持聯(lián)系的最佳方式之一，它可以使團隊成員打破地區(qū)分割，極大限度地提高了團隊技術能力及協(xié)作能力。企業(yè)只要掌握召開視頻會議的技巧，遠程工作就能和面對面工作一樣有效。